Chào mừng bạn quay trở lại với Business English Pod cho bài học hôm nay về Tiếng Anh cho các cuộc họp quản lý dự án. Trong bài học này, chúng ta sẽ xem xét việc cung cấp bản dựng thử nghiệm ban đầu cho khách hàng.

Trong bài học cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi đã xem tầm quan trọng của việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng với một cuộc họp khởi động dự án. Nhưng cho dù bạn đã giáo dục khách hàng tốt như thế nào về quy trình làm việc của mình, bạn vẫn còn việc phải làm khi cung cấp bản dựng thử nghiệm ban đầu. Bạn không thể chỉ giao nó cho khách hàng và chờ phản hồi của họ. Sẽ thật tuyệt nếu quản lý dự án đơn giản như vậy, nhưng nó không phải. Việc cung cấp một bản dựng thử nghiệm ban đầu cần được xử lý cẩn thận.

Vì một điều, bạn cần quản lý kỳ vọng của khách hàng. Điều đó có nghĩa là hãy đảm bảo rằng họ hiểu rằng bạn không cung cấp sản phẩm cuối cùng. Hơn, bạn đang cho họ một cái gì đó để thử, hoặc kiểm tra. Theo cách này, quản lý dự án liên quan đến sự hợp tác, hoặc làm việc cùng với một khách hàng. Và đó là điều bạn sẽ muốn nhấn mạnh khi cung cấp bản dựng thử nghiệm ban đầu.

Sự hợp tác đặc biệt quan trọng trong quá trình thử nghiệm. Và bạn nên phác thảo các thủ tục thật cẩn thận cho khách hàng. Nếu bạn không, thì bạn có thể gặp trở ngại. Khi bạn bàn giao bản dựng thử nghiệm, bạn cũng có thể phát hiện ra nhu cầu của khách hàng đã thay đổi. Hoặc họ muốn một cái gì đó mới. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ ràng sự thay đổi trong phạm vi dự án. Và bạn cần đảm bảo rằng khách hàng hiểu rằng có thể có chi phí vượt mức liên quan đến việc thay đổi phạm vi.

Trong cuộc đối thoại hôm nay, chúng tôi sẽ nghe thấy Martin, một người quản lý dự án với OptiTech. Anh ấy đang dẫn đầu việc phát triển phần mềm mới cho một công ty hậu cần. Martin đang có một cuộc hội thảo từ xa với Zara, một người quản lý tại công ty khách hàng, và Liam, quản lý CNTT của họ. Họ đang thảo luận về bản dựng thử nghiệm ban đầu của OptiTech.

Câu hỏi nghe

1. Khi bắt đầu cuộc trò chuyện, Martin muốn tập trung vào điều gì khi họ xem bản dựng thử nghiệm ban đầu?
2. Martin nói gì là bước đầu tiên trong quá trình thử nghiệm?
3. Martin phản hồi như thế nào trước yêu cầu của Zara và Liam về “công cụ đấu thầu tải?”

Download: Podcast MP3

Chào mừng bạn quay trở lại với Tiếng Anh thương mại cho bài học hôm nay, điều này tiếp tục cái nhìn của chúng ta về một cuộc họp khởi động dự án.

Bất kỳ ai đã từng tham gia dự án nên biết tầm quan trọng của việc giao tiếp tốt với khách hàng. Và giao tiếp tốt bắt đầu ngay từ đầu, tại cuộc họp khởi động dự án. Đó là lúc bạn có cơ hội đảm bảo khách hàng hiểu cách bạn làm việc và cách dự án sẽ chạy.

Trong bài học cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi đã xem xét một số điều cơ bản mà bạn cần đề cập trong cuộc họp dự án đầu tiên của mình. Hôm nay, chúng ta sẽ xem xét thêm một số cách để tăng cơ hội tránh được vấn đề và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. Trong nhiều trường hợp, có thể là một ý tưởng hay nếu bạn thực sự nêu ra những trở ngại tiềm ẩn trong cuộc họp của mình. Nếu bạn thấy điều gì đó có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc ngân sách, bạn có thể cho khách hàng biết về nó. Và điều đó có thể có nghĩa là bạn phải thông báo cho khách hàng về quy trình làm việc của mình.

Khi bạn hướng dẫn khách hàng về quá trình phát triển của mình, bạn có thể thấy mình sử dụng quá nhiều ngôn ngữ kỹ thuật. Nhưng nếu bạn muốn khách hàng thực sự hiểu, bạn có thể phải diễn đạt lại thông tin đó bằng những thuật ngữ đơn giản hơn. Tất nhiên rồi, bạn không muốn tập trung quá nhiều vào các vấn đề tiềm ẩn. Và vì lý do đó, bạn nên biết cách chuyển hướng cuộc thảo luận khỏi các vấn đề và hướng tới các vấn đề khác.. Ví dụ, bạn có thể cần hỏi khách hàng những thông tin quan trọng để bắt đầu dự án.

Trong cuộc đối thoại hôm nay, chúng ta sẽ gặp lại Martin và Jill. Công ty của họ, OptiTech, đang bắt đầu một dự án mới để phát triển phần mềm cho một công ty logistics. Martin và Jill đang khởi động dự án bằng cách tổ chức một cuộc hội thảo từ xa với Zara, người quản lý của công ty khách hàng, và Liam, quản lý CNTT của họ. Trong phần này của hộp thoại, Martin và Jill đang đảm bảo Zara và Liam hiểu được những trở ngại tiềm ẩn cũng như quá trình phát triển.

Câu hỏi nghe

1. Martin nói gì là nguyên nhân của một số trở ngại tiềm tàng?
2. Lời giải thích đơn giản của Jill về một ý tưởng kỹ thuật mà Zara không hiểu là gì?
3. Khi Martin chuyển hướng cuộc thảo luận khỏi trở ngại, anh ấy nói gì anh ấy muốn thảo luận?

Download: Podcast MP3