Imagine que você está procurando um emprego, e você tem uma entrevista em uma grande empresa. Você entra na sala de entrevista e diz ao painel de entrevistadores: "ei, como tá indo?” Believe me, essa é uma primeira impressão ruim.
Ou se você for ao bar para encontrar um velho amigo e ao vê-lo estender a mão e dizer “Boa noite, e como vai você?” Chances are your friend is going to ask you whether you’re feeling okay.
Em ambas as situações, o problema é que você usou o nível errado de formalidade ou registro. Você simplesmente não pode usar as mesmas expressões, palavras, e expressões idiomáticas em todas as situações. Você precisa avaliar a situação e adaptar a forma como fala de acordo.
Há momentos em que você quer impressionar as pessoas com suas habilidades no idioma. Mas, na verdade, existem muito mais situações que exigem a abordagem oposta – situações em que você não quer arriscar confundir as pessoas, então você quer ter certeza de que está comunicando claramente.
Na nossa Última lição, Falei sobre pronúncia clara e escolha de palavras. Hoje eu quero ver como fazer frases claras e organizar sua mensagem.
Quando se trata de sentenças, atire para simples e curto. Em vez de reunir um monte de ideias em uma longa frase, divida em vários curtos. Use simple words like “but” and “so” instead of words like “nevertheless” and “consequently.”
Há algo mais que pode complicar nossas frases: as palavras e frases suaves que usamos para ser diplomáticos, educado, ou cuidadoso. Essas expressões podem ser muito importantes quando a situação exige. Mas nem todas as situações ou públicos exigem tal diplomacia. Também temos maneiras muito confusas de fazer perguntas em inglês. E se você está tentando ser claro, você deve evitar alguns destes. Isso inclui perguntas sobre tags, como “você está muito ocupado, não é você?” And negative questions, tipo “você não vai ler meu relatório?"
A última coisa que quero falar é como estruturamos nossas mensagens. E quero dizer mensagens mais longas, como um conjunto de instruções ou algo assim. Primeiramente, é bom ser claro sobre o propósito. Diga às pessoas o que você vai dizer a elas. That’s exactly what I did when I said “the last thing I want to talk about is how we structure our messages.” You see, quando você ouviu isso, você sabia exatamente sobre o que eu falaria a seguir.
Em segundo lugar, it’s a good idea to use words like “secondly.” We call this “signposting.” Signposting is basically giving clear structure and logic to what you’re saying. Isso significa apresentar as coisas com clareza. Significa delinear, usando palavras como “primeiro, segundo, third” and “last.” But it also means being clear about how your ideas fit together. A sinalização torna muito mais fácil para as pessoas seguirem o que você está dizendo, e lembrar disso!
por último, é uma boa ideia resumir o que você disse. Apenas uma pequena recapitulação é o suficiente. And you can introduce your summary using signposting expressions like “to sum up” or “what I’ve been trying to say is.”
Você sabia que a maioria das conversas em inglês que estão acontecendo agora são entre dois falantes não nativos? Há um alemão fazendo negócios na Malásia, e um russo falando ao telefone com um coreano, e um brasileiro visitando a Espanha. E eles provavelmente estão usando Inglês para comunicar um com o outro.
Mas o Inglês não é uma linguagem simples. Por uma coisa, tem mais palavras e expressões idiomáticas do que outras línguas. Por outra coisa, existem muitas variedades diferentes de inglês. Então, o inglês que você ouve em Cingapura, Miami ou Londres pode soar bem diferente. Dada esta situação – pessoas ao redor do mundo usando uma linguagem difícil em diferentes níveis – é muito importante ser capaz de se comunicar com clareza.
Vamos começar com a pronúncia. Claro, nem todo mundo vai, ou deveria, fale exatamente o mesmo. Não existe pronúncia perfeita, uma vez que existem tantos sotaques diferentes. Portanto, ser claro não é tanto uma questão de pronúncia, mas sim de enunciação. Enunciação significa simplesmente pronunciar as coisas de forma clara e cuidadosa.
Duas outras coisas que afetam a pronúncia são a velocidade e o volume. Quando estamos desconfortáveis ou nervosos, tendemos a acelerar e falar mais suavemente. Mas falar rápido e baixo pode prejudicar nossa pronúncia. Em vez de, desacelere um pouco e fale um pouco mais alto. Isso adicionará clareza ao seu discurso.
A clareza também é afetada pelas palavras que escolhemos. O importante aqui é mantê-lo simples. Quando você está dando instruções a alguém pelo telefone, ou fazendo um ponto importante em uma apresentação, não é hora de impressionar as pessoas com seu vocabulário. Use expressões que você sabe que as pessoas vão entender. Isso significa que você deve evitar o uso de muitas gírias e expressões idiomáticas.
Quando se trata de escolha de palavras, há outra coisa com que ter cuidado: Acrônimos e abreviações. You might use “TBH” quite often, but not everyone knows that it means “to be honest.” You don’t have to use these abbreviations to get your point across. E você provavelmente está confuso – e frustrado – quando as pessoas usam abreviações que são comuns em sua linha de trabalho, mas não são de conhecimento comum.
Como vimos, comunicar-se claramente em inglês pode significar que temos que adaptar o que dizemos e como dizemos, dependendo do público. É sempre uma boa ideia falar francamente. E se você quiser ter certeza de que todos entendem, é aconselhável usar palavras simples e claras, enquanto evita gírias, expressões idiomáticas, e abreviações.
Para um, as pessoas podem ficar um pouco pessoais e atacar a pessoa, ao contrário da ideia. Chame as pessoas para ataques pessoais, e manter a discussão focada em ideias, não conflito de personalidade. Isso faz parte da sua função como facilitador de reunião. Você deve encorajar as pessoas a ouvir, evitar interrupção, e geralmente certifique-se que as pessoas se sintam respeitadas e ouvidas. Assim que as pessoas se sentirem atacadas pessoalmente, eles vão calar a boca.
Outra coisa que você precisa desligar é qualquer conversa fora do assunto. As pessoas fazem isso mesmo sem perceber. Eles ouvem algo, isso os lembra de outra coisa, eles começam a falar sobre isso e logo a conversa sai do assunto. Seu trabalho é conduzir a conversa de volta. Para pessoas que gostam de se ouvir falar e continuar indefinidamente, encontre um momento apropriado para entrar e fornecer um resumo de sua ideia.
Outro obstáculo em um reunião de tomada de decisãois what we call “groupthink.” Groupthink is when people just follow along with the ideas being discussed, sem pensar por si próprios. Para lidar com o pensamento de grupo, incentive o pensamento criativo desde o início. One thing you might try is having people write down their ideas individually before sharing them with the group. Depois de as pessoas escreverem suas próprias ideias, dê a volta na mesa e dê a cada pessoa a chance de falar. Quanto mais você deixa isso para as pessoas realmente vocais, mais suscetível será a reunião de pensamento de grupo.
Além do pensamento de grupo, outro obstáculo que você pode enfrentar é o tempo. Portanto, observe o tempo com cuidado. E quando você estiver reduzido a 25%, lembre as pessoas. Não tenha medo de pressioná-los um pouco. Na maioria dos casos, as pessoas estão mais dispostas a se comprometer do que a arrastar um problema por mais tempo do que o necessário. Mas se o grupo realmente não pode chegar a uma boa decisão, ou se as pessoas realmente não concordam, ou se houver apenas mais informações necessárias, então considere outras opções. Para um, você pode adiar a decisão. Uma decisão atrasada geralmente é melhor do que uma decisão ruim. Ou, você pode designar um grupo menor para tomar a decisão.
Independentemente, o que você está buscando é a melhor decisão possível. E como já discutimos, existem muitos obstáculos possíveis para tomar uma boa decisão dentro do tempo que você tem. Mas se você jogar certo, se você administra bem as pessoas, e se você encoraja boas ideias, e novas ideias, você deve ser capaz de chegar a uma boa decisão em grupo.
De fato, pode ser melhor dizer que estamos falando sobre como liderar grupos a Boa decisões. Depois de tudo, qualquer presidente de reunião pode pressionar por uma decisão rápida, ou convocar uma votação antes que os assuntos tenham sido totalmente discutidos. Mas não é desse tipo de liderança que estou falando. E isso não necessariamente produz boas decisões. Uma boa decisão é aquela que as pessoas compram, e um que tem um forte fundamento lógico por trás disso.
Então, como podemos conduzir um grupo a uma decisão? Bem, logo no início da reunião, você precisa preparar o terreno para uma boa discussão, e uma boa decisão. primeiramente, você precisa ser muito claro sobre o propósito. Se você está se reunindo para tomar uma decisão, certifique-se de que todos saibam disso.
Também é uma boa ideia ter um processo de tomada de decisão para a reunião. E esse processo normalmente é assim: comece com compartilhamento de informações, em seguida, analise ou faça um brainstorm de diferentes opções, em seguida, avalie essas opções por meio de discussão, e finalmente tome uma decisão. Observe que gerar ideias e avaliar ideias são etapas separadas. Isso ajuda a evitar que as pessoas se sintam criticadas ou fiquem na defensiva.
Dentro deste processo, liderar as decisões do grupo tem tudo a ver com facilitar uma boa discussão. E a mágica da boa facilitação é fazer com que todos na sala se sintam ouvidos e emocionalmente validados. No geral, você precisa ter certeza de que todos tiveram a chance de falar e se expressar. Às vezes, isso significa ligar para as pessoas diretamente. Ou pode simplesmente significar ficar atento a como essas vozes mais fracas tentam se juntar à discussão.
Sendo claro sobre o propósito desde o início, seguindo um processo básico de tomada de decisão, e usando o seu encontros ingles e habilidades de facilitação, você pode tomar uma boa decisão. E lembre-se, uma boa decisão é aquela em que as pessoas concordam e que tem um bom fundamento lógico para apoiá-la.
