Purchasing

Learn business English for purchasing and sourcing products. These lessons look at how to source products and vendors as part of the corporate purchasing process.

BEP 358 – English for Purchasing 4: Negotiating Terms

Inglês para Negócios BEP 358 - Purchasing 4: Negotiating Price and Terms

Welcome back to Business English Pod for today’s lesson on English for purchasing and negotiating price and terms.

We’ve talked a lot about how important it is to find the right vendor. They can make or break your business. That’s why we put so much work into meeting, interviewing, screening, and qualifying potential vendors. But once you’ve found the right vendor, you still need to actually make a deal. Specifically, you need to agree on price and terms.

To set yourself up for success, it’s a good idea to do some research and preparation. If you know what things should cost, and you know what you need from a deal, and you can anticipate what the vendor needs, then you’ll be in a good position to negotiate.

In your discussion, you’ll likely make price comparisons in your efforts to get a deal. You’ll have to propose terms to the vendor, and show consideration for their position in the negotiation. Because things like delivery and quality are so important, you’ll also want to discuss penalties. And, like any negotiation, at some point you’ll probably suggest a compromise. With these skills, you should be able to get a price and terms that work for you.

In today’s business English conversation, we’ll hear Adam, a purchasing manager who works for a company that makes fitness equipment called XFit. He’s been talking with Jenny, a sales rep for a manufacturer that can make pulleys for XFit’s equipment. XFit has chosen Jenny’s company as a vendor, so Adam now has to negotiate the price and terms.

Listening Questions

1. What is the first issue that Adam brings up in the negotiation?
2. What does Adam first propose for delivery terms?
3. What is Adam willing to agree to if Jenny agrees to his suggestion about penalties?

Premium Members: PDF Transcript | Quizzes | PhraseCast | Lesson Module

Download: Podcast MP3

BEP 357 – English for Purchasing 3: Vendor Qualification

BEP 357 - Business English for Purchasing 3: Vendor Qualification

Welcome back to Business English Pod for today’s lesson on English for purchasing and qualifying vendors.

Whether you’re buying raw materials, equipment, or services, purchasing decisions are high stakes. Make a bad decision, and it’ll cost you time, money, and goodwill. Make the right decision, and you can increase your revenue, improve operations, and gain more customers.

Because purchasing decisions are so important, companies invest a lot of energy into the process of vendor selection. In previous lessons, we’ve looked at sourcing suppliers and discussing vendor criteria. Once you’ve got a clear idea of what you need and you’ve had some discussions with possible vendors, then you need to qualify them.

Basically, vendor qualification is about talking to a vendor to make sure they’re the right fit. And that’s best done during a visit to their facilities. Vendor qualification includes asking for documentation and getting samples, as proof of quality and a clean track record. As you talk, you may try to identify any inconsistencies between what you have heard and what you see. It’s also important to ensure comprehensive quality management and to probe for proof of consistency.

In today’s dialog, we’ll hear Adam, a purchasing manager who works for xFit, a company that makes fitness equipment. Adam has just taken a tour of a potential vendor’s factory. He’s talking with the manufacturer’s representative Jenny, and asking questions to see if her company is a good fit to supply parts for xFit’s exercise equipment.

Listening Questions

1. Why does Adam want product samples?
2. Why does Adam mention that he didn’t see the equipment or a set-up for the “powder coating” process?
3. What does Adam want Jenny to provide in order to show proof of consistency?

Premium Members: PDF Transcript | Quizzes | PhraseCast | Lesson Module

Download: Podcast MP3

BEP 349 – Purchasing 2: Requisitos de produto e fornecedor

BEP 349 - English for Purchasing 2 - Requisitos do produto e critérios do fornecedor

Welcome back to Business English Pod for today’s lesson on English for purchasing e discutindo os requisitos do produto.

Para gerentes de compras, escolher o fornecedor certo pode ser como escolher um parceiro de negócios. After all, a reputação da sua empresa está diretamente ligada ao desempenho de seus fornecedores. As pessoas julgam você pelos bens que você usa para administrar seus negócios ou criar seus produtos. Se algo der errado, seus clientes culpam você, não seus fornecedores.

But what makes the “right” vendor? Well, essa discussão começa com suas necessidades. Se você está na fabricação ou no desenvolvimento de produtos, você estará falando sobre requisitos de design. Estes requisitos de design, ou especificações do produto, ajudarão você a determinar se um fornecedor pode fazer o trabalho. E os engenheiros ou comerciantes da sala terão alguns requisitos técnicos rigorosos.

Depois de ter uma noção do que você precisa, então você pode discutir os critérios e qualificações do fornecedor. E porque os relacionamentos de compra estão em andamento, convém também estabelecer indicadores de desempenho para garantir que tudo corra bem depois que você selecionar um fornecedor.

In today’s dialog, ouviremos uma reunião em uma empresa chamada xFit, que fabrica equipamentos de ginástica. Adam é um gerente de compras na Ásia que procura um novo fabricante de um componente importante. Ele está no telefone com Crystal, outro gerente que lidera a reunião, e Jason, um engenheiro. A equipe está falando sobre os requisitos do produto e os critérios do fornecedor.

Listening Questions

1. What does Jason emphasize as a “must” in terms of design requirements?
2. O que o Crystal diz é o critério mais importante para avaliar potenciais fornecedores?
3. Que outros critérios Adam quer discutir?

Premium Members: PDF Transcript | Quizzes | PhraseCast | Lesson Module

Download: Podcast MP3

BEP 348 – English for Purchasing 1: Sourcing Suppliers

BEP 348 - English for Purchasing 1: Sourcing Suppliers

Welcome back to Business English Pod for today’s lesson on English for purchasing fornecedores.

Toda empresa está no negócio de vender algo. Mas você não pode ser um vendedor de bens ou serviços sem também ser um comprador de bens e serviços. Todas as empresas requerem serviços profissionais, equipment, e suprimentos para funcionar. E se eles vendem mercadorias, eles também precisam de matérias-primas e peças para construir esses bens.

Comprar todos esses bens e serviços é chamado de compra. Os gerentes de compras trabalham duro para encontrar os produtos e fornecedores certos, e negociar bons preços. Más decisões de compra podem afetar as margens de lucro, eficiência, e qualidade. Boas decisões podem tornar uma empresa muito mais competitiva e lucrativa. Embora os gerentes de compras possam encontrar fornecedores de várias maneiras, Uma maneira comum é procurar fornecedores em feiras.

E que tipos de perguntas os gerentes de compras precisam fazer ao conversar com potenciais fornecedores em uma feira comercial? Well, para iniciantes, você pode iniciar a conversa comentando os produtos da tela. Next, você pode perguntar sobre a experiência deles, suas capacidades, e seu tempo de resposta. E finalmente, você também deseja perguntar sobre as prioridades de negócios da empresa. After all, um fornecedor regular funciona um pouco como um parceiro de negócios, e você quer uma boa correspondência geral.

In today’s dialog, we’ll hear Adam, a purchasing manager who works for xFit, a company that makes fitness equipment. Adam está em um exposição comercial à procura de um novo fornecedor para uma parte importante de uma de suas máquinas de fitness. Ele está conversando com Jenny, que representa um fabricante vietnamita. Adam está tentando descobrir se a empresa de Jenny é uma boa opção.

Listening Questions

1. Sobre o que Adam comenta para iniciar a conversa?
2. O que Adam sugere pode causar desafios para uma empresa no Vietnã?
3. Depois que Jenny fala sobre tarifas, que questão específica Adam pergunta sobre?

Premium Members: PDF Transcript | Quizzes | PhraseCast | Lesson Module

Download: Podcast MP3