Immagina di cercare un lavoro, e hai un colloquio in una grande azienda. Entri nella stanza delle interviste e dici al gruppo di intervistatori: "Ehilà, Come va?” Believe me, è una brutta prima impressione.
O se vai al bar per incontrare un vecchio amico e quando lo vedi gli tendi la mano e gli dici "Buonasera, e come fai??” Chances are your friend is going to ask you whether you’re feeling okay.
In entrambe queste situazioni, il problema è che hai usato il livello di formalità o registro sbagliato. Semplicemente non puoi usare le stesse espressioni, parole, e modi di dire in ogni situazione. Devi valutare la situazione e adattare il modo in cui parli di conseguenza.
Ci sono momenti in cui vuoi impressionare le persone con le tue abilità linguistiche. Ma in realtà ci sono molte più situazioni che richiedono l'approccio opposto – situazioni in cui non vuoi rischiare di confondere le persone, quindi vuoi assicurarti di esserlo Comunicare chiaramente.
Nel nostro l'ultima lezione, Ho parlato di pronuncia chiara e scelta delle parole. Oggi voglio esaminare come formulare frasi chiare e organizzare il tuo messaggio.
Quando si tratta di frasi, sparare per semplici e brevi. Piuttosto che mettere insieme un mucchio di idee in una lunga frase, suddividilo in più brevi. Use simple words like “but” and “so” instead of words like “nevertheless” and “consequently.”
C'è qualcos'altro che può aggiungere confusione alle nostre frasi: le parole e le frasi ammorbidenti che usiamo per essere diplomatici, gentile, o attento. Queste espressioni possono essere molto importanti quando la situazione lo richiede. Ma non tutte le situazioni o il pubblico richiedono tale diplomazia. Abbiamo anche alcuni modi molto confusi per porre domande in inglese. E se stai cercando di essere chiaro, dovresti evitare alcuni di questi. Ciò include le domande sui tag, come "sei abbastanza impegnato, non sei tu?” And negative questions, tipo "non hai intenzione di leggere il mio rapporto?”
L'ultima cosa di cui voglio parlare è come strutturiamo i nostri messaggi. E intendo messaggi più lunghi, come una serie di istruzioni o qualcosa del genere. Prima di tutto, è bene essere chiari sullo scopo. Dì alle persone quello che hai intenzione di dire loro. That’s exactly what I did when I said “the last thing I want to talk about is how we structure our messages.” You see, quando l'hai sentito, sapevi esattamente di cosa avrei parlato dopo.
In secondo luogo, it’s a good idea to use words like “secondly.” We call this “signposting.” Signposting is basically giving clear structure and logic to what you’re saying. Ciò significa introdurre le cose in modo chiaro. Significa delineare, usando parole come "prima, secondo, third” and “last.” But it also means being clear about how your ideas fit together. La segnaletica rende molto più facile per le persone seguire ciò che dici, e ricordarlo!
da ultimo, è una buona idea riassumere ciò che hai detto. Solo un piccolo riepilogo è abbastanza buono. And you can introduce your summary using signposting expressions like “to sum up” or “what I’ve been trying to say is.”
Sapevi che la maggior parte delle conversazioni in inglese in corso in questo momento sono tra due madrelingua?? C'è un tedesco che fa affari in Malesia, e un russo che parla al telefono con un coreano, e un brasiliano in visita in Spagna. E molto probabilmente stanno usando Inglese per comunicare insieme.
Ma l'inglese non è una lingua semplice. Per una cosa, ha più parole e modi di dire di altre lingue. Per un'altra cosa, ci sono molte diverse varietà di inglese. Quindi l'inglese che ascolti a Singapore, Miami o Londra può suonare molto diverso. Data questa situazione – persone in tutto il mondo che usano un linguaggio difficile a diversi livelli – è davvero importante essere in grado di comunicare chiaramente.
Cominciamo con la pronuncia. Ovviamente, non tutti lo faranno, o dovrebbe, parla esattamente lo stesso. La pronuncia perfetta non esiste, poiché ci sono tanti accenti diversi. Quindi essere chiari non riguarda tanto la pronuncia quanto l'enunciazione. Enunciare significa semplicemente pronunciare le cose in modo chiaro e attento.
Altre due cose che influiscono sulla pronuncia sono la velocità e il volume. Quando siamo a disagio o nervosi, tendiamo ad accelerare e parlare più dolcemente. Ma parlare velocemente e in silenzio può danneggiare la nostra pronuncia. Anziché, rallenta un po 'e parla un po' più forte. Ciò aggiungerà chiarezza al tuo discorso.
La chiarezza è influenzata anche dalle parole che scegliamo. La cosa importante qui è mantenerlo semplice. Quando dai istruzioni a qualcuno al telefono, o fare un punto importante in una presentazione, non è il momento di impressionare le persone con il tuo vocabolario. Attenersi alle espressioni che sai che le persone capiranno. Ciò significa che dovresti evitare di usare troppo slang e troppi idiomi.
Quando si tratta di scelta delle parole, c'è un'altra cosa a cui stare attenti: Acronimi e Abbreviazioni. You might use “TBH” quite often, but not everyone knows that it means “to be honest.” You don’t have to use these abbreviations to get your point across. E probabilmente sei stato confuso – e frustrato – quando le persone usano abbreviazioni che sono comuni nella loro linea di lavoro ma non sono di conoscenza comune.
Come abbiamo visto, comunicare chiaramente in inglese potrebbe significare che dobbiamo adattare ciò che diciamo e come lo diciamo, a seconda del pubblico. È sempre una buona idea parlare e parlare chiaramente. E se vuoi assicurarti che tutti capiscano, è saggio usare parole semplici e chiare, evitando lo slang, idiomi, e abbreviazioni.
Per uno, le persone possono diventare un po 'personali e attaccare la persona, in contrasto con l'idea. Chiama le persone per attacchi personali, e mantenere la discussione incentrata sulle idee, non conflitto di personalità. Questo fa parte del tuo ruolo di facilitatore dell'incontro. Dovresti incoraggiare le persone ad ascoltare, prevenire l'interruzione, e in generale assicurati che le persone si sentano rispettate e ascoltate. Non appena le persone si sentono attaccate personalmente, staranno zitti.
Un'altra cosa che devi chiudere è qualsiasi conversazione fuori tema. Le persone lo fanno senza nemmeno rendersene conto. Sentono qualcosa, ricorda loro qualcos'altro, iniziano a parlarne e ben presto la conversazione è andata fuori tema. Il tuo compito è riportare indietro la conversazione. Per le persone che amano sentirsi parlare e andare avanti all'infinito, trova un momento appropriato per entrare e fornire un riepilogo della loro idea.
Un altro ostacolo in a riunione decisionaleis what we call “groupthink.” Groupthink is when people just follow along with the ideas being discussed, senza pensare a se stessi. Per affrontare il pensiero di gruppo, incoraggiare il pensiero creativo sin dall'inizio. One thing you might try is having people write down their ideas individually before sharing them with the group. Dopo aver fatto scrivere alle persone le proprie idee, fare il giro del tavolo e dare a ogni persona la possibilità di parlare. Più lo lasci alle persone veramente vocali, più suscettibile sarà l'incontro al pensiero di gruppo.
Oltre al pensiero di gruppo, un altro ostacolo che potresti incontrare è il tempo. Quindi guarda l'ora con attenzione. E quando sei a posto 25%, ricorda alle persone. Non aver paura di spingerli un po '. Nella maggior parte dei casi, le persone sono più disposte a scendere a compromessi che a trascinare un problema più a lungo del necessario. Ma se il gruppo non riesce davvero a prendere una buona decisione, o se le persone davvero non sono d'accordo, o se sono necessarie solo ulteriori informazioni, quindi considera altre opzioni. Per uno, potresti prendere la decisione. Una decisione ritardata è spesso meglio di una cattiva decisione. O, potresti incaricare un gruppo più piccolo di prendere la decisione.
Senza riguardo, quello per cui stai scattando è la migliore decisione possibile. E come abbiamo discusso, ci sono molti possibili ostacoli per prendere una buona decisione nel tempo che hai. Ma se lo suoni bene, se gestisci bene le persone, e se incoraggi le buone idee, e nuove idee, dovresti essere in grado di prendere una buona decisione di gruppo.
Infatti, potrebbe essere meglio dire che stiamo parlando di come guidare i gruppi a bene decisioni. Dopotutto, qualsiasi presidente di riunione può spingere per una decisione rapida, o convocare una votazione prima che le questioni siano state completamente discusse. Ma non è il tipo di leadership di cui sto parlando. E questo non produce necessariamente buone decisioni. Una buona decisione è quella a cui le persone credono, e uno che ha una forte logica dietro di esso.
Allora come possiamo condurre un gruppo a una decisione? BENE, proprio all'inizio della riunione, è necessario preparare il terreno per una buona discussione, e una buona decisione. In primo luogo, devi essere molto chiaro riguardo allo scopo. Se ti stai incontrando per prendere una decisione, assicurati che tutti lo sappiano.
È anche una buona idea avere un file processo decisionale per la riunione. E quel processo in genere va così: inizia con la condivisione delle informazioni, quindi analizza o fai un brainstorming su diverse opzioni, quindi valutare queste opzioni attraverso la discussione, e finalmente prendi una decisione. Si noti che la generazione di idee e la valutazione delle idee sono passaggi separati. Ciò aiuta a evitare che le persone si sentano criticate o si mettano sulla difensiva.
All'interno di questo processo, guidare le decisioni di gruppo significa facilitare una buona discussione. E la magia di una buona facilitazione sta facendo sentire tutti nella stanza ascoltati ed emotivamente convalidati. Complessivamente, devi assicurarti che tutti abbiano avuto la possibilità di parlare ed esprimersi. A volte questo significa chiamare direttamente le persone. Oppure potrebbe semplicemente significare rimanere sintonizzati su come quelle voci più deboli tentano di unirsi alla discussione.
Essendo chiari sullo scopo in anticipo, seguendo un processo decisionale di base, e usando il tuo incontri inglese e abilità di facilitazione, puoi prendere una buona decisione. E ricorda, una buona decisione è quella a cui le persone credono e che ha una buona motivazione per supportarla.
